3e. Bedrijfsvoering

Zoals in het bestuursakkoord van Eindhoven voor 2022-2026 staat opgenomen vraagt  een goed functionerende lokale overheid om een krachtige organisatie waar mensen vol passie werken en waar sprake is van een goede sturing en een optimaal samenspel tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie, met respect voor ieders rol en verantwoordelijkheid. Het vraagt onder andere om goed bezette maar vooral ook een kwalitatieve, inclusieve organisatie. Het vraagt ook om een organisatie die de (digitale) informatiehuishouding en voorzieningen op een veilige en verantwoorde manier inzet binnen de daartoe gestelde wetgeving, kaders en richtlijnen. Uit het in 2021-2022 uitgevoerde peilstokonderzoek is gebleken dat de gemeentelijke organisatie niet fit genoeg is om de huidige ambities en de grote opgaven waar we in de stad voor staan op een gezonde manier te realiseren. Investeren in meer ambtelijk leiderschap gericht op de grote opgaven, in te zetten op de begeleiding van de veranderingen in de organisatie, het realiseren van het  collegeprogramma, werken aan integraliteit en het behouden van de reeds gerealiseerde basis zijn een must.  Ook de rekenkamer gaf een stevige boodschap af met haar rapport Smart& Safe. Door hier middelen voor vrij te maken kunnen we voortborduren op de ingeslagen weg om te blijven voldoen aan wetgeving en het waarborgen van de privacybescherming van onze inwoners. Dat de stad groeit in aantallen inwoners en bijbehorende voorzieningen is geen nieuwe boodschap. Dat betekent dus ook blijvend investeren in de producten en diensten waaronder het tijdig kunnen inschrijven van nieuwe inwoners. In 2023 borduren we voort op de basis die is gelegd met eerder verkregen middelen en de aanvullingen uit het bestuursakkoord  waar we vooral extra investeren in de uitwerking van het peilstokonderzoek en de rekenkamerbevindingen. In de uitwerking hierna gaan we specifieker in op de hieruit voortvloeiende thema’s.

Richting Eindhoven!

Om de ambities in de stad waar te maken, en de ontwikkelingen in de stad bij te houden, zal de gemeentelijke organisatie zich moeten ontwikkelen. Het peilstokonderzoek laat zien dat de gemeentelijk organisatie niet fit genoeg is. Toekomstbestendig worden vergt doorlopend investeren in een robuuste organisatie en dat doen we onder de vlag van de toekomstvisie van de organisatie “Richting Eindhoven!”. We hebben, mede aan de hand van het peilstokonderzoek, inzichtelijk gemaakt welke samenhang er bestaat tussen de opgaven van de stad en die van de organisatie. Door gericht te sturen op het vergroten van de realisatiekracht van de organisatie kan onze organisatie optimale publieke waarde en dienstverlening gaan leveren aan de stad. Dit vraagt om een continu proces van investeren in de ontwikkeling van de organisatie om ook de toekomstige opgaven te kunnen realiseren. In deze begroting zijn middelen opgenomen voor de realisatie van de eerste fase en vooral gericht op investeren in verbindend leiderschap en veranderkundige begeleiding, waardoor de rolvastheid wordt vergroot. In 2023 is de oprichting van de sector Strategie & Opgaven een feit; deze sector vertaalt de lange termijn ontwikkelingen van de stad op een integrale wijze naar uitvoerbaar werk voor de organisatie.
Deze sector geeft tevens de aanzet tot een eenduidige lange termijn koers met een stadsvisie voor de stad (regio) in samenwerking met partners.
De ingeslagen weg met leiderschapsontwikkeling zetten we voort, waardoor onze leidinggevenden nog beter in staat zullen zijn om de ontwikkelingen van de stad te vertalen naar de ontwikkeling van hun afdelingen, teams en medewerkers in de organisatie. In de sectoren wordt gewerkt aan vraagstukken van structuur, cultuur, werkprocessen en sturing en niet te vergeten politiek bestuurlijke sensitiviteit. Daarnaast ondersteunt een team organisatieontwikkeling de directieraad bij het sturen op een organisatie die zich ontwikkelt naar een toekomstproof robuust systeem, dat de opgaven van nu en die van de toekomst goed aan kan.

Informatievoorziening

Bij informatievoorziening staat de mens centraal, als sterkste schakel. Informatie begint bij de menselijke behoefte om iets te willen weten. Als organisatie verwerken we veel (gevoelige) informatie van inwoners en organisaties. Informatie(voorziening) is een samenspel van alle sectoren binnen de gemeente én met partners daarbuiten. Informatie wordt steeds meer digitaal, waardoor we inmiddels in een sterk verknoopte digitale omgeving acteren. Als gemeentelijke organisatie is het van belang om zicht en zeggenschap te houden over gegevens, algoritmen, systemen en netwerken. We presenteren ons als één betrouwbare transparante overheid, met samenhangende dienstverlening. Dit stelt hoge eisen aan de informatievoorziening. Hiervoor is intern en extern regie op informatiehuishouding en informatievoorziening nodig.

Digitalisering is een integraal onderdeel van iedere opgave. In elk van de opgaven is er behoefte aan operationele informatie, stuurinformatie en verantwoordingsinformatie. Op vele vlakken is dit in ontwikkeling en dat vraagt om blijvend te investeren in een aantal activiteiten. Hiermee werken we aan optimalere (passende) dienstverlening die aansluit op de behoefte van de inwoner en de samenleving! De nieuwe wetgeving zoals Omgevingswet, Wet elektronische publicaties, Wet open overheid Wet politiegegevens zijn voorbeelden waarin dit wordt nagestreefd.

Op basis van bovenstaande ontwikkelingen richten de sectoren CIO-Office, Informatisering & Beheer (I&B) en FAO-DIV zich op de hierna opgenomen speerpunten. Dit doen we in (Brainport)samenwerking op basis van de maatschappelijke opgaven. Het kunnen beschikken over de juiste informatie ten behoeve van de realisatie van de maatschappelijke opgaven, is een gezamenlijke inspanning. Nieuw beleid heeft in de uitwerking bijna altijd een digitale component. De implicaties daarvan moeten bij de idee-vorming al goed op waarde worden geschat. Zowel ethische vraagstukken als ook (cyber)veiligheid en privacy moeten al geborgd worden bij de inrichting van de informatievoorziening (‘b.v. design’) en niet pas achteraf. Ethische vraagstukken over datagebruik en algoritmen krijgen aandacht van de Ethische commissie en in handelingskaders voor de ambtelijke organisatie. De gehele organisatie en de stad heeft ermee te maken. Deze (multidisciplinaire) samenwerking en integrale benadering is een van de voorwaarden in het ontwerp van onze organisatie om van procesgericht naar servicegerichte bedrijfsvoering te transformeren. Het peilstokonderzoek heeft laten zien dat we als organisatie nog niet fit genoeg zijn om de huidige ambities op een gezonde manier te realiseren. We gaan dan ook aan de slag om de medewerkers te trainen en de informatievoorziening in lijn te ontwikkelen. Zodat we duurzaam transformeren om de schaalsprong van de gemeente Eindhoven mee mogelijk te maken.

Als gemeente voeren wij een omvangrijk en divers takenpakket uit met vele typen producten en diensten. We continueren in het jaar 2023 onze inzet op de ICT gerichte aanbestedingen en de aanbevelingen van de rekenkamer. De toegekende middelen maken het mogelijk om vanaf 2023 de voorgestelde maatregelen voor security en avg wetgeving verder te implementeren. Daarmee blijven we investeren op behoud van de basis en is er nog zeer beperkt ruimte voor vernieuwing en innovatie. In samenwerking met Brainport Eindhoven, een unieke samenwerking tussen bedrijfsleven, kennisinstellingen en overheden maken wij onderdeel uit van de innovatiemotor en aanjager van de Nederlandse economie. De behoefte aan samenwerking en het besef dat de vraagstukken steeds meer complexiteit en integraliteit met zich meebrengen heeft bewust gemaakt dat de tijd van losse projecten voorbij is. Het hiervoor ingerichte Enterprise Portfolio Management gaat hieraan bijdragen. De Strategische Informatie Managers voeren regie op de prioritering en uitvoering van IV/IT componenten. De servicegerichte uitvoeringsorganisatie sluit steeds beter aan bij de behoeften van de sectoren die vooral  verantwoordelijk blijven voor het realiseren van de maatschappelijke opgaven. Samen geven we richting aan de ontwikkeling van de IV/IT organisatie.

Het samenwerken, regionaal, nationaal en internationaal en de prominente positie die data hierin heeft, ten behoeve van de informatievoorziening, verlangt een veilig en betrouwbare data-samenwerkingsruimte (platform). Deze basisvoorziening en nieuwe technieken moeten bijvoorbeeld het realiseren van de Digital Twin mogelijk maken. Het vraagt om een organisatie die digitalisering op een veilige en verantwoorde manier inzet, waarbij de grondrechten van inwoners wordt geborgd. Ditzelfde geldt voor het samenwerken in het Machine Learning Lab. Ook hiervoor en hierin werken we regionaal en (inter)nationaal samen. Het in de samenwerking ontwikkelde moeten schaalbaar en deelbaar beschikbaar te stellen zijn. Dit conform de door de gemeente ondertekende “Join Boost Sustain Declaration”.De basis is gelegd en vraagt nog om een verdere uitwerking. Deze zal in 2022-2023 verdere gestalte krijgen.

Openbaarheidsparagraaf
Naar verwachting treedt in 2023 de verplichte actieve openbaarmaking op grond van de Wet open overheid (Woo) in werking. We gaan dan op eigen initiatief tal van documenten publiceren op een landelijk platform. De Woo gaat grote impact hebben op onze werkprocessen en werkwijzen en dat is de reden waarom overheden meerdere jaren de tijd krijgen om de wet te implementeren. Voor de implementatie is in Eindhoven een programma ingericht.

Voor 2023 hebben we ten aanzien van de Woo de volgende doelen:

• Actieve openbaarmaking. We bereiden ons voor op de inwerkingtreding van de actieve openbaarmaking. We inventariseren de impact die de wet op de verschillende onderdelen van onze organisatie heeft en welke aanpassingen er nodig zijn in processen, werkwijzen en systemen. We leggen daarbij tevens de relatie met andere wetgeving (Wet elektronische publicaties).
• Passieve openbaarmaking. We zorgen (zoals toegezegd aan de raad) voor een centraal Woo-bureau. Hiermee verbeteren we de regie, het overzicht en doorlooptijden van Woo-verzoeken. We borgen ook dat informatie over Woo verzoeken straks toegankelijk is voor geïnteresseerden, zoals de wet van ons vraagt.
• Verbetering van de informatiehuishouding. De Woo vraagt ook dat we de informatiehuishouding verder op orde brengen. De implementatie van Digitaal Zaakgericht Werken (DZW) is hiervoor van belang, bijvoorbeeld door heldere kaders en richtlijnen te verschaffen op gebied van (digitale) archivering.
  De implementatie van DZW is door begrijpelijke prioritering in 2022 op een laag pitje gezet, waardoor we er slechts een basale invulling aan kunnen geven. Dit kan van invloed zijn op de te bereiken ambities en mogelijk ook de effectiviteit van de implementatie van wetgeving.  

Inkoop

We zetten met onze inkoopfunctie in op het bereiken van de doelen uit het bestuursakkoord, de visie op inkoop en het inkoopbeleid. We gaan uit van business gedreven inkoop: dit betekent dat we waardegericht en maatschappelijk verantwoord inkopen en met onze dienstverlening zo optimaal mogelijk aansluiten op de primaire taken van de organisatie en de stad.  

De afdeling inkoop en contractmanagement heeft in de afgelopen jaren grote stappen gezet om te zorgen voor een professionele inkoop- en contractmanagementfunctie. Deze lijn zetten we ook komende jaren voort. We zien echter ook dat de druk op de inkoopfunctie toeneemt. Deze is enerzijds het gevolg van de ingezette doorontwikkeling: onze collega's weten onze professionele inkopers en contractmanagers steeds beter te vinden. We worden ook vroeger betrokken bij vraagstukken, waardoor de kwaliteit van onze dienstverlening toeneemt. De druk neemt echter ook toe als gevolg van een groeiend aantal inkoopvraagstukken en de oplopende prijzen. Verder zien we een toename in complexiteit van de inkoopvraagstukken (steeds meer multidisciplinair en innovatief) en hebben we te maken met veranderende marktontwikkelingen. Dat laatste betekent dat afgesloten contracten veel meer aandacht nodig hebben.

In 2022 hebben we onze samenwerking met de sector Informatisering & Beheer versterkt. We zetten in de komende periode voor onze IT-contracten in op uniformiteit in ons contractmanagement en contractbeheer. We zien dat het nodig is om beter grip te krijgen en te sturen op die contracten, om de rechtmatigheid en beveiligingsaspecten te borgen. Zogeheten shadow-IT (aangeschafte IT buiten de inkoopfunctie) brengt risico's met zich mee op gebied van informatiebeveiliging en privacy. Om die risico's (naar de toekomst toe) te kunnen beperken en de rechtmatigheid te borgen blijven we in 2023 met de verkregen middelenstevig investeren in bestaande contracten en nieuwe contracten op gebied van IT. Daarmee krijgen we de basis op orde. We hebben hiertoe voor onze aanbestedingen reeds een zogeheten bouwblokken methodiek ontwikkeld. Deze stelt ons in staat om op eenvoudige wijze eisen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy in onze aanbestedingen mee te nemen. Daarmee krijgen we grip op het proces en beperken we de risico's. In het komende jaar bouwen we deze werkwijze en methodiek verder uit.

Er is tevens een noodzaak om te investeren in inkoopintelligence. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om de ontwikkeling van verschillende dashboards (bijvoorbeeld een tenderdashboard, een rechtmatigheidsdashboard en contractmanagementportals). We brengen de rechtmatigheid van onze aanbestedingen en contracten in beeld en kunnen monitoren.  Deze inzet op inkoopintelligence betekent dat we zorgen voor (integraal) inzicht rond thema’s uit het bestuursakkoord, inkoopuitgaven, rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.
De ambities vragen om een doorontwikkeling in volwassenheid van zowel inkoop als contract- en leveranciersmanagement. We zien dat we in de afgelopen jaren een flinke doorontwikkeling hebben gemaakt. Om de volgende stap te kunnen zetten en te voldoen aan de vraag van onze sectoren, is een groei naar een volgend volwassenheidsstadium nodig. De basis ligt er en richting 2024  e.v. zullen hier voorstellen voor worden uitgewerkt.

Financiën en Toekomstvaste Financiële Functie (TFF)

In 2023 gaan wij verder op de ingeslagen weg door het beter toerusten van de leidinggevenden zodat zij hun financiële en budgettaire verantwoordelijkheid goed kunnen waarmaken. Concrete acties zijn het verbeteren van het kennis en vaardigheidsniveau, managementinformatie en de kwaliteit van de ondersteuning door de financieel medewerkers.

Vernieuwing  Financieel Systeem (VFS)
We implementeren in 2023 een nieuw Financieel Systeem, ter vervanging van het huidige systeem dat door de leverancier vanaf 2024 niet meer wordt onderhouden. Met de implementatie van het nieuwe systeem kunnen we blijven voldoen aan de wettelijke eisen die er zijn rond inzicht en overzicht van het gemeentelijke financiële informatielandschap. Bovendien zorgen we voor reductie in complexiteit in het applicatie- en integratie landschap. Processen zullen daarbij beter, slimmer, gemakkelijker en meer geautomatiseerd plaatsvinden. We dragen zo bij aan de ontwikkeling van onze financiële functie die gericht is op betere inzichten in financiële prestaties en een meer transparante en efficiëntere overheid.

Rechtmatigheidsverantwoording college van B&W
Vanaf de jaarrekening 2023 is het college van B&W verplicht een rechtmatigheidsverantwoording af te geven bij de jaarrekening. Met deze verantwoording legt het college verantwoording af over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties. De verbijzonderde interne controle (VIC) is het gemeentelijk instrument om te borgen dat het college van B&W in stelling wordt gebracht om met een redelijke mate van zekerheid (getrouw) de financiële rechtmatigheidsverantwoording af te kunnen geven. Vooruitlopend op de komst van de wetswijziging heeft de gemeente Eindhoven de periode 2020-2022 als pilotjaren ingericht, daarmee is de gemeente Eindhoven straks klaar voor implementatie van de nieuwe wet.

Arbeidsmarkt en inclusie

Als werkgever merken we steeds meer de effecten van de krappe arbeidsmarkt. Onze vacatures in te vullen, medewerkers te behouden, interne doorstroom mogelijk te maken, en zo verder is een steeds meer ingewikkelde en steeds meer arbeidsintensieve vraag. Het simpelweg publiceren/adverteren van een vacature is zelden meer afdoende. tot en met 2023 zijn extra middelen beschikbaar gesteld om recruitment /inclusie/ arbeidsmarktcapaciteit te versterken. De krapte op de arbeidsmarkt is na ’23 echter niet over, maar eerder heviger. Er is een arbeidsmarktstrategie ontwikkeld met concrete maatregelen voor de komende jaren om een langdurig antwoord te hebben op de groeiende vraag naar kwalitatief personeel.
Eindhoven moet de stad van gelijke kansen zijn. En dat geldt ook voor onze interne organisatie. Daarom zetten we onverminderd voort met het investeren in een inclusieve organisatie, met gelijke kansen om een baan bij gemeente Eindhoven te vervullen.. Ongeacht waar je vandaan komt, hoe oud je bent, waarin je gelooft of van wie je houdt. In ’23 hebben we de resultaten van het derde onderzoek naar inclusie en diversiteit van onze ambtelijke organisatie. Een spannend moment, omdat we dan met feiten en cijfers onderbouwd krijgen of de effecten van onze ingeslagen weg met objectief selecteren en het verbreden van ons bereik op de arbeidsmarkt, ons nog steeds zo goed vooruit helpen. Daarnaast zetten we de  barometer culturele diversiteit in wat ons  ook een beeld geeft hoe we er qua aantallen voor staan. We starten met trainingen multicultureel vakmanschap voor onze medewerkers en bouwen verder aan en onderhouden een extern netwerk van kennispartners op het gebied van inclusie en diversiteit

Hybride werken

In de afgelopen jaren hebben we ons voorbereid op hybride werken; werken op kantoor wanneer nodig gecombineerd met werken vanuit huis (met goede thuiswerkfaciliteiten) of vanuit andere plekken in de stad. Dit biedt flexibiliteit voor medewerkers en werkgever. Ook stelt het ons in staat om met relatief weinig m2 kantooroppervlak onze medewerkers te huisvesten. De inrichting en de audiovisuele ondersteuning van het hybride werken zijn gereed, maar de gedragsverandering die hoort bij hybride werken is nog in volle gang. In 2023 en verder blijven we inzetten op een goede verdeling tussen werken op kantoor en op andere plekken, en op een goede dialoog over wat goed werkt en wat beter kan.
De huidige regeling woon-werkverkeer voor onze medewerkers volstaat niet meer in deze arbeidsmarkt. We moeten dus een nieuwe regeling voor woon-werkverkeer ontwikkelen, die aansluit bij de ambitie anders om te gaan met mobiliteit en echte alternatieven voor de auto te bieden.

Vitaliteit

Als goed werkgever vinden we het heel belangrijk dat medewerkers vitaal en gelukkig zijn. Met het programma “Samen Vitaal” investeren we hier samen met onze arbodienstverlener HCC in. In 2023 ligt de focus net als in voorgaand jaar op voldoende bewegen (want we zitten steeds meer stil, en dat is bewezen ongezond) en op ‘mentale fitheid’. Want we zien dat de hoeveelheid complex verzuim, met een (deels) werkgerelateerde oorzaak, toeneemt. De tot en met 2023 beschikbaar gestelde middelen helpen hierbij om aan dit groeiende vraagstuk te werken.  

Communicatie

We hebben een nieuw stadsbestuur: een nieuwe gemeenteraad, een nieuw college én een nieuwe burgemeester. Wij vergroten de zichtbaarheid van deze bestuurders én wat de gemeente Eindhoven in onze stad realiseert. Dat doen we onder andere via perscontacten, eigen communicatiemiddelen, interactie op sociale media, ontvangsten en werkbezoeken, contacten met inwoners en partners. Daarbij richten we ons op ‘buiten naar binnen brengen’ en vice versa.
 In de externe communicatie wordt online communiceren nog belangrijker. We blijven investeren in onze sociale mediakanalen, zowel qua inhoud als qua aantallen volgers . De ambitie is om het huidige aantal volgers van Instagram: 12.000+, Facebook: 20.000+, Twitter: 19.000+, LinkedIn: 29.000+ autonoom te laten groeien met minimaal 10% per kanaal. Op deze manier zorgen we ervoor dat het organisch bereik van onze social-media berichten blijft stijgen. We gaan ook crossmediaal (= via verschillende kanalen, met een belangrijke rol voor online vanwege de mogelijkheid om de doelgroep dan nauwkeurig te bereiken) adverteren om onze boodschappen bij de juiste doelgroepen onder de aandacht te brengen.

Eindhoven.nl is en blijft het belangrijkste online kanaal. Voor de vindbaarheid van informatie op deze website is het belangrijk dat deze site informatie bevat waar de inwoner en ondernemer vooral naar op zoek is. We screenen en passen de informatie, onder andere op basis van data-analyse, doorlopend aan op hun informatiebehoefte. Voor belangrijke specifieke onderwerpen, bijvoorbeeld duurzaamheid en ondernemen, zijn zogeheten subsites gelanceerd. Dat zijn websites in hetzelfde content management systeem als eindhoven.nl, zodat de basisvoorwaarden op het vlak van bijvoorbeeld security, toegankelijkheid, privacy en beheer zijn ‘geregeld’. Ook in 2023 zullen er weer enkele subsites gelanceerd worden.

Samenspraaktrajecten vinden zowel online als fysiek plaats of via een combinatie van beiden. Belangrijk is en blijft dat deze trajecten voor iedereen toegankelijk zijn. We leren wat op het vlak van participatie wel werkt én wat niet werkt. Eindhoven gaat de komende jaren flink op de schop. Dat betekent meer participatietrajecten en extra werk voor onze gemeente en in het bijzonder de sector communicatie Op dit moment vindt dit basic plaats en zullen we ook in 2023 opnieuw onder de aandacht brengen hoe belangrijk het is om de kennis bij onze medewerkers te verhogen.

Eén van de speerpunten uit het bestuursakkoord is het tegengaan van de klimaatverandering. Onder andere dit thema vereist een gedragsverandering van ons allemaal. Communicatie wordt vaak gezien als de heilige graal als het gaat om gedragsverandering. Dat is teveel eer. Wel kan communicatie een steentje bijdragen aan gedragsverandering. Dan heb je wel communicatieadviseurs nodig die kennis hebben van hoe gedragsverandering tot stand komt. We gaan investeren in de kennis van communicatieprofessionals op dat vlak.

We blijven de nadruk leggen op de communicatieve organisatie door ambtenaren te trainen helder te communiceren. We blijven onduidelijke brieven herschrijven. Ook in 2023 zullen dat er meer dan honderd zijn. We investeren niet alleen in ‘Heldere Taal’ maar ook in beeldcommunicatie. We zetten vaker video, foto en infographics in voor communicatie en interactie.

In nauwe samenwerking met Eindhoven365 geven we invulling aan de campagne, samenspraak én communicatie over ‘Open Eindhoven’: ook al gaat de (binnen)stad op de schop, we blijven ‘open en bereikbaar’ en staan ‘open’ voor interactie en suggesties.  

Eén van de blijvende effecten van de coronacrisis is dat we elkaar vaker digitaal treffen. Ons intranet Vibes is het belangrijkste interne communicatiekanaal. In samenwerking met de sector I&B maken we het voor sectoren/ afdelingen/ programma’s/ projecten mogelijk om Vibes in te zetten voor hun interne communicatieopgave. Dat doen we bijvoorbeeld door de betrokken inhoudsdeskundigen te trainen en te begeleiden in hoe ze dat het beste kunnen aanpakken.